En este curso, aprenderás los principios fundamentales de la gestión del tiempo y costo en las etapas de planificación. Se identificarán las actividades del proyecto a partir de la EDT, se establecerá la secuencia, recursos y duración necesarios para finalmente desarrollar el cronograma detallado del proyecto. De igual manera, aprenderás a estimar los costos de los recursos, para desarrollar un presupuesto detallado y flujo de efectivo a lo largo del proyecto. Después de este curso, podrás explicar los principios fundamentales del seguimiento y control del proyecto en aspectos de tiempo y costo, así cómo el cálculo de indicadores de desempeño para determinar si el proyecto va conforme a lo planeado o esta fuera de la linea base acordado y aprobada.
¿Cuáles son los métodos de estimación de recursos para un proyecto?
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Programación y presupuesto del proyecto
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Course 2 of 4 in the Specialization Administración de Proyectos: Principios Básicos
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¿Cómo se estiman los recursos en el proyecto?
Al finalizar este módulo, conocerás el tipo de recursos que se deben considerar en las tareas de un proyecto, así como los métodos de estimación de recursos.
Meet the Instructors
Dr. Filiberto González HernándezProfesor y Consultor
Departamento de ingeniería industrial y de sistemas
[MÚSICA] [MÚSICA] ¿Qué tal,
cómo estas?
Estamos en el módulo acerca de cómo se estiman los recursos en el proyecto,
y en esta lección, vamos a ver los métodos de estimación de recursos,
al finalizar el video lo que vamos,
vas a conocer es el tipo de recursos que se debe de considerar en un proyecto,
también vamos a conocer los métodos de estimación de los recursos.
Vamos a comenzar con este aprendizaje.
En primer lugar eh, los recursos a utilizar eh, las tareas de un proyecto
pueden ser de tres clases, primero, mano de obra es decir personas, eh,
que aquí principalmente hay que definir, el tipo de especialidad, el tipo de
conocimiento que debe tener cada una de estas personas involucradas en,
en desarrollo de las tareas, es importante aquí conocer eh,
o definir cuáles son las restricciones que tenemos en cantidad,
de dónde vienen estos recursos humanos, que tasa de costo van a tener,
la disponibilidad que tenemos en tiempo, el calendario de trabajo, las posibles
vacaciones, o los horarios que tienen eh, disponibles estas personas involucradas,
para realizar el desarrollo de las actividades.
El segundo tipo de recursos que están involucrados en el desarrollo de,
de los proyectos es el equipo y en las herramientas, es decir eh,
si vamos a necesitar computadoras, si vamos a necesitar máquinas especializadas,
si vamos a necesitar herramientas, que van a tener que utilizar cada una de las
personas involucradas en las tareas, aquí es importante tener eh,
presente cuáles son las restricciones que tenemos en cantidad sobre estos equipos,
si van a tener que ser rentados, si van a tener que ser comprados por ejemplo,
y las características funcionales que necesitamos
acerca de estos equipos o herramientas en especial.
Aquí es importante para estos dos, eh tipos de recursos,
el considerar las restricciones en cantidad.
El tercer tipo de recurso que vamos a utilizar en las actividades de un proyecto
es los materiales, es decir aquellas eh,
recursos o insumos que necesitamos para producir los resultados sobre el
producto final al cual estamos elaborando, es decir si fuera una casa, pues estamos
hablando de materiales como ladrillo, cemento, varilla, y así respectivamente,
que esto es lo que se queda directamente en el producto que estamos elaborando.
A diferencia de los recursos anteriores como mano de obra o equipos,
eh, la restricción aquí no es tan relevante para fines de programación,
porque esa restricción de cantidad de materiales que vamos a necesitar en,
en los, en, en lo, en el proyecto, está básicamente eh,
puesto por eh, las características del diseño de lo que vamos a elaborar.
Es importante aquí tomar en cuenta esta, esta situación, ¿verdad?
Eh, un concepto muy importante en cuanto a la estimación de los recursos es,
lo que se llama la condición por esfuerzo.
La condición por esfuerzo es, lo que vemos aquí como trabajo, igual a la
cantidad de recursos requeridos, por la duración de las, de la actividad.
¿Qué significa esto?
miren eh, por ejemplo tengo una actividad que dura 5 días, eh, tengo eh,
recursos que vamos a estar asignando en esa actividad, que sería 5 electricistas,
cuál es el trabajo involucrado en esta actividad que dura 5 días, pues,
sería la multiplicación de los 5 electricistas que trabajan 8 horas al día,
vamos a conocerlo de esta manera, y esto por 5 días.
¿Cuál es el resultado de esto?
Bueno,pues aquí vemos que son 200 horas electricistas o
como comúnmente los llamamos 200 horas de mano de obra.
Aquí en especial vemos, que la duración es igual al trabajo
por o sobre la, la cantidad de recursos, esta ecuación
de duración igual a trabajo sobre cantidad de recursos es fundamental, ¿por qué?
Porque si en esta actividad que actualmente dura 5 días y que trabajan eh,
5 electricistas, le reducimos la cantidad de recursos es decir de electricistas,
lo que va a suceder es de que la duración se va a incrementar, o viceversa,
sí aumentamos la cantidad de electricistas de 5 a 10 electricistas,
en lugar de 5 días, pues va ser menos, menos días ¿verdad?,
entonces esto lo que nos está diciendo es de que, la duración de una actividad está
condicionada por la cantidad de recursos que tenemos involucrados,
y esto es sumamente importante a mayor recursos pues menos duración,
a menos recursos nos vamos a tardar más en el desarrollo de las actividades,
y este concepto es sumamente importante en la cuestión de la asignación de recursos,
y por ello también, aquí estamos viendo una gráfica donde tenemos
el proceso de estimación de recursos de acuerdo a lo que es el PMI,
y en este proceso tenemos varias entradas que son fundamentales.
¿Cuáles son éstas entradas a este proceso?
Pues es en primer lugar tener lo que se llama el plan de gestión del cronograma,
que ya hemos estado mencionando esto en, en videos anteriores donde eh,
es el plan de trabajo en tanto actividades, secuenciación eh,
duración de las actividades mismas, y así respectivamente.
¿Qué, que más necesitamos?
El calendario de los recursos, es decir la disponibilidad,
horas de disponibles al día, vacaciones, etcétera ¿sí?,
y algo fundamental aquí es el registro de riesgos.
Es decir, identificar aquellas características o eventos que podrían
impedir, que nuestros recursos trabajaran adecuadamente en el proyecto, esto
es fundamental en la asignación y en la definición de los recursos que necesitamos
en el proyecto, y también evidentemente necesitamos la estimación de los costos.
Cuánto nos va costar el, el recurso, ya sea un costo fijo,un costo variable,
costos por unidad de, de material eh, costos por unidad de tiempo y
así respectivamente, entonces fundamental tener información acerca de cuánto nos
va a costar los recursos que tenemos ahí, Y eh, después vemos algunas
técnicas de estimación de los recursos, cuáles son las técnicas eh, principales
que hay en este proceso para definir los recursos que necesitamos en el proyecto,
bueno podríamos hablar por ejemplo del análisis de alternativas.
¿Qué es el análisis de alternativas?
Fundamentalmente es evaluar las diferentes opciones que tenemos acerca de
los recursos que vamos a usar, es decir, si vamos a usar recursos internos,
o vamos a usar recursos externos a la organización o al proyecto,
vamos a usar recursos que van a hacer rentados, por ejemplo computadoras o vamos
a comprar las computadoras este, tenemos que evaluar esas diferentes opciones
básicamente en relación al, a un análisis de costo o beneficio,
o un análisis financiero o económico que tendríamos aquí, ¿verdad?
El segundo método de estimación sería, los métodos de estimación a través de
datos publicados, ¿qué es esto de datos publicados?
Bueno regularmente cuando las empresas tienen lecciones aprendidas,
generan conocimiento, lo documentan, y esa documentación que tenemos acerca
de los proyectos pasados, nos van dando información acerca de cuáles son los
recursos que requieren para los futuros proyectos, esto es una muy buena práctica
que se, se tiene en el cual eh, en cada proyecto no partimos de cero,
sino partimos de experiencias pasadas, y ya sabemos para proyectos
similares cuántos recursos necesitaríamos en este, en este sentido, ¿verdad?
En la industria de la construcción, pues hay bases de información,
hay bases de datos, donde de acuerdo a la cantidad de obra que se
tiene o a la cantidad de, de construcción que se deba de, de tener pues ya,
ya se tiene tabulado eh, cuánto recursos en personas, en materiales,
en equipo se requiere, y esto es es una buena práctica que yo recomiendo para eh,
muchos otros proyectos que no, no sean de construcción, ¿verdad?
Eh, el tercer método de estimación de recursos es la estimación ascendente.
¿Qué es la estimación ascendente?
Pues básicamente ir de lo detallado eh, definir recursos en las actividades,
en cuanto a, cuántas personas estamos, como hace rato lo mencionábamos,
cuánto equipo, cuánto material, en cada una de esas actividades estimamos esos
recursos, eh, la suma de las actividades recuerden que es el paquete de trabajo,
entonces si sabemos exactamente para cada actividad, cuántos recursos estamos,
sumamos estos recursos, y nos da los recursos para los paquetes de trabajo,
y vamos subiendo en lo que sería una estructura eh,
llamada la EDT o la estructura desglosada del trabajo,
y así podemos estimar los recursos totales para el proyecto.
Otro concepto que también es importante aquí,
es el resultado que tenemos del proceso de estimación.
Este es un documento eh, más que nada ese sería una gráfica
en esta gráfica se le llama la estructura desglosada de los recursos,
en esta gráfica podemos observar, que es muy similar a la EDT del proyecto nada
más que la EDT es una estructura orientada a trabajos o a paquetes de trabajo,
y la EDR o estructura desglosada de los recursos, nos está mostrando la
clasificación de los diferentes recursos que tenemos involucrados en el proyecto,
ya definidos y estimados, por ejemplo ahí vemos, recursos para materiales,
recursos de equipos, recursos de mano de obra,
y eso lo vamos desglosando hacia abajo en eh, las diferentes categorías o
clases de recurso que tenemos, por ejemplo mano de obra podría ser clasificado,
en relación a las características o grupo de trabajo que tenemos.
consultores, ingenieros, técnicos,
dibujantes y así respectivamente, y vamos bajando en la sub clasificación.
Esta estructura, lo que nos está dando, es la cantidad total de recursos que
tenemos en el proyecto y cómo se clasifican para fines de costeo,
para fines de manejo de los recursos y así respectivamente, ¿verdad?
Entonces esta estructura es muy importante,
se suma a las estructuras desglosadas, por ejemplo,
del trabajo o de la organización, que existen para el proyecto.
Muy bien, ahora quisiera comentarte
la siguiente gráfica que nos indica, una vez que ya tenemos definido los recursos
para cada actividad, cómo se están usando estos recursos a través del proyecto.
Aquí vemos una gráfica donde tenemos en la parte superior,
el cronograma del proyecto, y en la parte inferior,
lo que se llama un histograma de utilización de recursos.
En la parte superior vemos la asignación de recursos que tenemos,
y en la parte inferior, en este histograma,
estoy viendo la cantidad de recursos período por período que tenemos,
ahí por ejemplo estoy viendo el recurso 1, en el período 1, bueno pues hay una cierta
cantidad de recursos que están muy por abajo de la disponibilidad que tenemos,
que es esa línea horizontal que tenemos ahí marcada como restricción, en el
segundo período también tenemos una cierta cantidad en azul de recursos utilizados,
pero en el tercer período, vemos que estamos excediendo la cantidad disponible
de ese recurso, y está marcado en rojo, eso significa que tenemos una
sobreasignación de recursos, es decir, tenemos disponibles 3 recursos.
Cuando requiero 5 recursos máximo en ese día,
en ese tercer día de trabajo, ese es una sobreasignación de recursos que también
podemos que ver que es la misma situación en el quinto día, está sobreasignado ese
recurso 3 que ahí está indicado, ¿verdad?
¿Qué es lo que tenemos que hacer?
Resolver esta situación, en la siguiente gráfica podemos ver, por ejemplo la
distribución de horas de trabajo, período a período, en cada una, en cada uno
de ese recurso, en lugar del cronograma o una gráfica de Gannt, te está mostrando lo
que sería la cantidad de horas que requiere ese recurso día por día, ¿verdad?
Que sería esta situación.
Tenemos una sobreasignación nuevamente de recurso, es la misma situación anterior,
resolvemos esa sobreasignación reprogramando actividades.
Vamos a ver la siguiente situación donde ahora, lo que hicimos ahí fue
redistribuir la cantidad de recursos que tenemos, ahí, la actividad B,
la segunda actividad fue retrasada con respecto a la programación inicial,
y eso nos resolvió el problema de sobreasignación.
Vemos que, ahora en el histograma que tenemos abajo no excede la cantidad
de recurso disponible que es 3, y solamente esta situación se da hasta
la segunda semana en el día 4, en el día Jueves, digamos, de la segunda semana,
y estamos teniendo la cantidad disponible exactamente a lo que requerimos,
y esto se da también en los últimos 2 períodos que tenemos por allá,
pero en los, en todos los días que tenemos mostrados en la gráfica ya no hay
ninguna situación de sobreasignación de recursos.
El problema de hacer esto es de que nuestro proyecto, en lugar de tardarse
los 12 días originales, se excede a 14 días que tenemos por ahí, ¿verdad?
Entonces esto es porque retrasamos actividades
para tratar de resolver esa sobreasignación de recursos.
En la siguiente gráfica vemos la cantidad de horas que se requieren en
cada uno de los, de los días de acuerdo a ese recurso que tenemos ahí puesto,
y este, y aquí ya no excede la cantidad de horas físicamente posibles que
debería de estar trabajando ese recurso que está indicado en este gráfico,
estos son algunos de los elementos que deberíamos de tomar
cuando estamos trabajando con la estimación de recursos y los métodos para
resolver este tipo de situaciones con problemas que tenemos.
Te voy a dejar con algunas preguntas de reflexión
acerca de los conceptos que acabamos de mencionar.
Espero que te haya ido bien y te invito a revisar la información que
tengo para ti en la plataforma para que profundices más
sobre este concepto de estimación y métodos de estimación de recursos.
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