Este curso irá ajudá-lo a gerenciar efetivamente o risco de projetos identificando, analisando e comunicando mudanças inevitáveis no escopo e nos objetivos do projeto. Você entenderá e praticará os elementos necessários para medir e reportar o escopo do projeto, o cronograma e o desempenho dos custos. Você estará equipado com as ferramentas para gerenciar as mudanças da maneira menos perigosa possível para sua equipe e outras partes interessadas do projeto. Ao completar este curso, você será capaz de: 1. Definir componentes de um plano de gerenciamento de comunicações 2. Compreender a importância dos canais de comunicação 3. Definir os elementos-chave necessários para medir e reportar o escopo, o cronograma e o desempenho dos custos do projeto 4. Identificar eventos de risco do projeto 5. Priorizar riscos identificados 6. Desenvolver respostas para um risco de alta prioridade 7. Identificar e analisar as mudanças no escopo do projeto 8. Descreva as causas e os efeitos das mudanças do projeto 9. Definir a finalidade de realizar uma sessão de lições aprendidas
Teoria
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From the course by Universidade de São Paulo
Gestão de Riscos e de Mudanças em Projetos
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Universidade de São Paulo
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Course 3 of 4 in the Specialization Introdução aos Princípios e Práticas da Gestão De Projetos
Meet the Instructors
Tiely Zurlo Mognhol
Tassia Farssura Lima da Silva
Silvio Burrattino Melhado
[MÚSICA]
[MÚSICA] Depois de completar
todos os seus planos, tudo o que você precisa é trazê-los à realidade, certo?
Errado.
As coisas vão mudar.
O objetivo de todos os seus planos não é garantir que tudo permaneça
completamente estático.
Isso não significa que você deve desconsiderar os planos.
Isso significa que você deve querer avançar com base
seus planos e entender que você experimentará algumas mudanças.
É esperada uma certa quantidade de mudanças no seu projeto e
a mudança não é ruim.
Os projetos bem sucedidos experimentam mudanças e é sobre
como essas mudanças são tratadas.
E se você já trabalhou projeto onde você começou a se perguntar se isso
nunca terminaria e parecia que os objetivos do projeto continuavam mudando,
então você experimentou o Scope Creep, ou seja, os desvios de projeto.
O Scope Creep ocorre quando os objetivos do projeto
não estão claramente definidos ou não são acordados.
Também pode ocorrer quando houve pouco ou nenhum planejamento,
e portanto, não há uma compreensão real do que precisa ocorrer.
E o Scope Creep pode ocorrer quando não há
nenhum processo oficial para solicitar mudanças.
Quando não há nenhum processo oficial para solicitar as mudanças
torna-se muito fácil para as pessoas solicitarem essas mudanças.
E não é que devemos fazer com que as pessoas se sintam mal por solicitar
mudanças, simplesmente, queremos incentivar o planejamento e a reflexão
sobre o escopo e os objetivos do projeto de forma antecipada e não mais tarde.
Alterações não reguladas levam à confusão,
e essas informações tornam-se imprecisas sobre o que foi
realmente realizado e quanto tempo e dinheiro realmente levou.
Existem motivos muito bons para solicitar mudanças projeto.
É possível que durante o projeto
membro da equipe possa descobrir uma nova maneira de lidar com o problema,
e faz sentido incorporar essa abordagem no projeto a partir deste momento.
Ou então, membro da equipe pode descobrir algo que precisa ser corrigido e como
equipe de projeto, você está trabalhando na mesma área onde a correção precisa
ocorrer e poderia ser mais eficiente incorporar a correção no seu projeto.
Você também pode descobrir que outra equipe do projeto está
fazendo trabalhos similares.
Neste caso, talvez você remova algumas tarefas do escopo do seu projeto.
Quanto mais você avançar com o seu projeto, mais você terá este conhecimento.
E às vezes, este conhecimento leva a recomendações para mudanças.
Isso nos leva de volta ao ponto de que a mudança para o seu projeto não é ruim,
é sobre como lidar com isso.
Você quer processo de controle de mudanças,
você quer que esse processo seja fácil de entender.
fácil de seguir e bem comunicado.
Se o processo for complicado demais, as pessoas vão parar de usá-lo.
Então, não significa que eles vão parar de pedir mudanças,
isso significa que eles vão encontrar outra maneira de obter suas mudanças
e isso pode levar de volta ao Scope Creep.
Processo pode ser tão simples quanto formulário padronizado usado
para enviar pedido para essa alteração.
A equipe o recebe e realiza as estimativas necessárias.
A mudança vai para quadro de revisão.
Essa mudança é aceita, rejeitada,
ou retornada com perguntas e os resultados são comunicados.
Quem pode pedir uma mudança?
Bem, isso vai variar de acordo com a organização.
Eu sou a favor de permitir que a maioria das pessoas tenha autonomia
para solicitar as mudanças.
Afinal, uma boa revisão e bom quadro de mudanças só
irá aprovar as mudanças que realmente trazem valor ao projeto.
E quem está nesse quadro de mudanças?
O painel de mudanças, normalmente, possui partes interessadas principais do
projeto que representam diferentes áreas da organização e podem tomar decisões que
refletem o que é melhor para o projeto e o que é melhor para a organização.
Bom processo de mudança terá limites de alteração.
Alterações que a equipe pode aprovar e aquelas que exigem aprovação do
Diretor Executivo.
Dessa forma, o projeto não fica esperando que o Conselho se encontre para
aprovar todas as mudanças, mas ainda tem bom nível de supervisão,
de modo que o Scope Creep seja evitado.
Os benefícios do controle de mudanças são muitos.
Mudanças inconsistentes são desencorajadas pelo processo formal.
Os custos das mudanças são registrados e a integridade da EAP e as
medidas de desempenho são mantidas.
A alocação e o uso de fundos de reserva de orçamento e gestão são rastreados.
A responsabilidade pela implementação de mudanças deve ser bem
esclarecida e o efeito das mudanças é visível para todas as partes envolvidas.
Sabemos quem está implementando as mudanças e este é monitorado.
As mudanças do escopo serão refletidas com precisão na linha de base e de desempenho.
Aprendi sobre o controle de mudanças da maneira mais difícil e essa
é uma das minhas principais lições aprendidas,
porque comecei com nenhum processo de controle de mudanças.
Bem, como Gerente de Projeto, você tem a responsabilidade de ajudar
sua equipe a capturar lições aprendidas ao longo do projeto.
A melhor prática é reunir essas lições aprendidas à medida que
o projeto progride mas, muitas vezes,
esperamos até o fim e então só nos lembramos dos grandes fatos ocorridos.
Há muitas lições menores que aprendemos ao longo do
caminho e que realmente pode nos ajudar a fazer trabalho ainda melhor.
É embaraçoso se você e sua equipe cometem os mesmos erros
várias vezes, ou se surpreenda com os mesmos problemas que
enfrentou nos projetos anteriores sem ter uma solução para esses problemas.
Se você capturar e publicar as lições aprendidas e lembrar de se referir a elas,
você pode impedir que isso aconteça.
Se seus colegas fazem o mesmo, bem,
isso é uma riqueza de conhecimento que pode ser compartilhado.
O objetivo das lições aprendidas não é apontar o dedo,
é realmente identificar as ações e as abordagens que foram positivas no seu
projeto para que você possa recriar o que foi bom, identificar o que poderia
ter sido melhor, de modo a sempre aprimorar nos próximos projetos.
Você pode realizar sessões de revisão de lições aprendidas,
ou seja, momentos específicos que todos são convidados a compartilhar o que
foi positivo e o que poderia ter sido melhor.
Você também pode manter uma lista dessas lições à medida
que as situações surgem suas reuniões.
Você pode, ocasionalmente,
publicar algumas dessas lições no seu relatório de status.
Isso ajuda a manter a ideia de capturar lições aprendidas com todos os envolvidos.
Espero que você esteja finalizando este módulo e este curso
com muitas de suas lições aprendidas sobre Gestão de Projetos.
Agora cabe a você seguir essas lições e fazê-las funcionar para você.
Desejo a você todo o sucesso do mundo.
Muito obrigada por acompanhar o nosso curso.
[MÚSICA] [MÚSICA]
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